健康診断をペーパーレス化するメリット

健康診断のペーパーレス化を進める企業も増えつつあります。なぜペーパーレス化を図る必要があるのでしょうか？このページでは健康診断をペーパーレス化するメリットやポイントを紹介するので、是非ペーパーレス化の参考にしてください。

管理工数が削減できる

紙を使わないことで、これまで紙を管理していた時間・手間を省くことができるでしょう。もし健康診断の結果が紙であれば、本人用と会社保管用を用意する必要があり、さらい会社保管用はファイリングもしなければなりません。もちろん作業自体は難しくないですが、どうしても煩わしさはあるでしょう。ペーパーレス化にすることで管理工数が削減でき、担当者の負担が大幅にカットできます。

紙の保存が不要になる

ペーパーレス化によって、従業員の健康に関するデータの全てがシステムに一元化されます。そのため、わざわざ紙を保存する必要もなくなり、紙ベースの管理は不要です。紙を使わないことで、産業医への面接時に複数枚もの情報が記載した紙を持ち運ぶ手間もありません。ストレスチェックや健康情報などが全て、パソコンの画面で確認できます。さらに書類の紛失リスクもなく、非常に管理しやすくなるでしょう。

有所見者が誰か把握しやすい

企業の規模が大きくなり、従業員も大勢抱えていれば有所見者をあぶりだすのは非常に大変でしょう。しかし健康面を考えれば、早期の段階であぶり出しを行い、少しでも早くアプローチを行うことが大切になってきます。ペーパーレス化によって健康管理がしやすくなるので、よりスムーズに有所見者が誰かを把握しやすくなるでしょう。

毎年の結果を確認できる

健康管理を行う上で、年々数値がどう変化するのかを分析することも大切になってきます。健康管理システムを使うことで、毎年の変化をチェックしやすくなり従業員の健康意識を高められるでしょう。また性別・年齢・部署・在籍年数など様々なカテゴリーでの分析も簡単に行えるのも、システムを活用する魅力と言えます。

医師との面接準備がしやすくなる

産業医や面談などの際、基本的には健康診断の結果などの書類を担当者が準備しなければなりません。しかしペーパーレス化を図ることで、産業医に対しアクセス権を付与でき、わざわざ紙を準備しなくても済みます。権限設定もできるため、ごく一部の方しか健康データをチェックできないため安心でしょう。

人事が働きやすくなる

健康診断の情報を管理するのは、基本的に人事部です。人事の場合は書類を活用した業務も多く、テレワークなどの柔軟な働き方が難しい状況でしょう。ペーパーレス化を図ることで、人事担当者が働きやすくなります。

業務の工数削減につながる

人事部は健康診断を行えば書類を管理・保管するだけでなく、必要に応じて書類を探し準備する必要があります。システム管理することで、業務の工数削減につながり、本来の業務に時間を割くことができるでしょう。生産性アップでき、経営にとっても大きなメリットとなります。

ペーパーレス化する際のポイント

導入のメリットやコストを確認する

ペーパーレス化を図るためには特定の組織や部門だけでは難しく、会社全体が取り組まなければなりません。まずは経営陣がペーパーレス化のメリットやコストを理解し、自信が積極的に行うことによって会社全体に浸透させることが大切です。

そもそもペーパーレス化のメリットの理解が得られないのは、ペーパーレス化によるコスト削減が見えにくいからでしょう。時間的コストや人的コスト、消失リスク、復旧コストなどは従業員にも分かりにくい状況があります。

まずは現状のコストとペーパーレス化によって得られるコストを比較することで、メリットは認識しやすくなるでしょう。しっかりとペーパーレス化を図る理由を説明し、従業員の理解を得るような対策が大切です。

少しずつペーパーレス化を進めていく

企業の中にはすべてを急に電子化し、上手くいかなかったケースもあるでしょう。ペーパーレス化を図る際、徐々に進めていくことが大切です。組織の一部でツール・デバイスなどを導入し、ペーパーレス化を行い、会社全体に時間をかけて広げていきましょう。たとえば社内の会議などの資料を印刷している場合には、資料のPDF化やタブレット端末の活用し会議を行うのも一つの方法です。まずは気軽にできることから始め、従業員が抵抗感なく浸透するように努めましょう。効果をじっくりと実感しながらペーパーレス化することで、従業員の協力も得やすくなります。

注意したいポイント

社員の理解を得ておく

ペーパーレス化をする上で、従業員の理解を得られなければスムーズにペーパーレス化が行えません。なぜならペーパーレス化をするにあたって、大変になるのが従業員だからです。従業員がストレスを感じてしまえば、会社への不満が増える一方。そのため従業員に導入する主旨を分かりやすく説明し、現場の声を聞きながらペーパーレス化するようにしましょう。何が問題点なのか、どう進めたら良いのかなどをヒアリングし、一緒に取り組むことが大切です。

ペーパーレス化できないものもある

あらゆる業務をペーパーレス化したいと思うかもしれませんが、全ての業務に紙を使わないわけではありません。公的書類など紙ベースでの提出が義務付けられているケースもあり、必ず紙での運用も必要となります。ペーパーレス化を行う上で、どこまでペーパーレス化できるのか検討し、対応できそうなものを徐々にデータに移行しましょう。

システム障害に備えておく

ペーパーレス化にするデメリットは、システムの障害が発生した際にデータの閲覧ができない点でしょう。重要なデータが閲覧できなければ、業務に支障をきたす可能性もあるのでシステムの障害対策を事前に考えておくことが大切です。データのバックアップをとり、万が一のときはバックアップに切り替えられるような対策も有効でしょう。さらにクラウドサーバーなどを活用して自社サーバーを持たない運用であれば、もし災害が発生したとしてもスムーズに通常の業務に戻りやすくなります。

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