残業管理をしやすくする方法とは

企業は従業員の勤務状況を管理しなければなりません。残業時間の長い従業員がいれば、企業にとってマイナスとなるでしょう。このページでは残業管理をしやすくする方法について紹介するので、ぜひチェックしてください。

残業申請のルールを定める

残業管理をしていなければ労使のトラブルなどが起こりやすくなり、余分な残業代を支払うリスクが高まります。たとえば残業時間を評価の対象とする、法定の労働時間以内に終わらない業務負担をかければトラブルの要因となるでしょう。残業申請に関するルールをしっかりと定めることが大切です。もしルールが曖昧なままだと雑談など不要な残業をする従業員も増えてしまい、企業は様々なリスクを抱えかねません。

残業申請ルール導入の流れ

導入に向けた準備

残業申請のルールを導入するためには、労務・人事担当者は経営陣をはじめ管理職の理解を得ることが大切になってきます。残業管理を明確に行うことのメリットだけでなく、不利益を明確に伝え、しっかりと理解を得るように努めましょう。もし理解を得られれば、申請の承認の権限を持つ人材を決定し、申請期限などの周知を徹底してください。導入において滞りなく進めるためには、事前準備を入念に行いましょう。

明確なルールを決める

残業についてのルールを就業規則に明記することが重要になってきます。基本的に残業する場合は事前申請が必要の旨を周知させ、残業ルールに関する詳細を全従業員に知ってもらうようにしてください。また残業の申請に関しては15分・30分単位とし、申請は所定の労働時間終了前に行うことを強くアピールすることが大切です。

書式の作成

• 残業を行う時刻
• 残業の理由
• 上司の承認
• 実際に行った残業時間
• 上司の確認

上記の欄を設けた申請書を作成し、社員全員が活用できるように書類データを共有しましょう。申請書に関しては紙・システム上でも管理が可能です。ただ労使トラブルが起こった際、申請書は重要な材料となるので、どんな管理方法であっても適切に管理を行うようにしましょう。

残業の課題を見つけておく

残業申請を行うルールを徹底するだけでは、不十分です。適切にルールを厳守し運用しなければ意味がありません。もしルールを定めた後でも残業を行う社員がいるのであれば、その社員からヒアリングを行い、事情など原因を追究するようにしましょう。

これまで残業を行うことで業務を終えている状況だったのであれば、残業申請のルールは非常に厳しいものとなります。そのため上司・部下の双方からヒアリングし、残業以外の解決策を考えるようにしてください。厳しい時間の規定を設定するだけでなく、業務量などを調整するための時間も踏まえて、少しずつ残業を減らしていくことが大切です。

残業しない日を設定する

環境やシステムなどで残業がしやすい状況であれば、無意識に残業で仕事を終えればいいと考えがちです。そう言った考えをなくすためにも、残業をしない日を設定するようにしましょう。たとえば週に1日・2日ほど残業禁止の日を設け、終業時間に一斉に消灯する、一定の時間になればパソコンが自動でシャットダウンするなど、半強制的に残業が行えない環境をつくることが大切になってきます。強制的に行うことで、従業員の意識が変わりタイムマネージメント能力が高まるでしょう。また従業員同士でサポートし合う環境づくりにもつながります。

評価制度を見直す

企業の中には残業が長いほど、働いていると評価し報酬がアップするケースもあります。こうなれば残業は増えやすくなり、残業を減らすメリットがありません。そのため評価制度を見直し、残業時間には関係のない評価の仕組みを構築しましょう。残業を減らすモチベーションを高める取り組みを行ってください。

システムを使い管理する

企業が一人一人の従業員の勤務状況を管理するのは、非常に大変です。従業員が多ければ、より難しいでしょう。勤怠管理の業務を総合的にサポートしてくれる勤怠管理システムを導入することで、始業・終業時間の打刻だけでなく、様々な申請・承認機能、シフト管理機能、集計機能が備わっています。勤怠管理システムを活用すれば残業管理もしやすくなり、リアルタイムに残業状況を把握できるでしょう。もし残業時間の長いスタッフがいれば、余裕のある授業インにサポートを依頼するなど柔軟な対応が行えます。

残業管理ができない原因

ルールが明確に決められていない

残業に関して、従業員に残業の判断を任せていれば仕事を早く終わらせたいという意識は下がってしまうでしょう。人員不足によって従業員の業務量が増えていれば、少しでも作業を終わらせたいという意識となり、残業の時間も長くなりかねません。

残業はクレームの対応など、突発的かつ緊急性のある業務を処理する時間であり、やむを得ない場合に限るでしょう。しかし毎日のように残業が続いていれば法律違反となってしまいます。もし常態化していれば労働基準法違反によって、罰則が科せられることも。信用低下や企業イメージ低下にもつながり、最悪の場合は経営にも支障をきたしてしまいます。そうならないためにも、残業のルール化が必要になるのです。

長い勤務時間が評価されている状態

経営陣や管理職の中には長時間労働を良しとする姿勢を取るケースもあります。残業が多いと評価が高まるという価値観があれば、定時に帰りづらい雰囲気となるでしょう。しっかりと自分の仕事を勤務時間内に終わらせているにも関わらず、帰りにづらいければ業務の効率化は下がってしまいます。その結果、残業時間も増えるなどの悪循環に陥ってしまうのです。経営陣や管理職の中に残業を問題視する人材がいない限り、残業時間を減らすことはできないでしょう。

不要な残業をする社員がいる可能性

残業代を少しでも稼ごうとする従業員がいるのも事実です。残業代を含めた給与を考えていれば、できるだけ長く会社にいたいと思うでしょう。たとえ会社で残業時間を減らす動きを行っていたとしても、従業員の意識改革をしなければ改善は難しいです。そのため労働条件・人事評価の方法を見直し、従業員の意識を変えることが大切になってきます。

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